Arbejdsgrundlag og forretningsorden for bestyrelsen i Foreningen Naturpark Svanegrund’s Venner.

BESTYRELSENS OPGAVE:

Bestyrelsens overordnede opgave er at sikre driften og udviklingen af Foreningen Naturpark Svanegrund’s Venner.  i henhold til § 10 i vedtægterne.

Med udgangspunkt i foreningens vedtægter § 2

Skal Bestyrelsen:

• engagere frivillige i aktiviteter og praktiske arrangementer, der fremmer og bevarer interessen for i Naturpark Svanegrund.
• udøve maksimal indflydelse på Naturpark Svanegrund’s organisation og ledelse.
• varetager medlemmers interesser, herunder at bibeholde et højt informationsniveau om foreningens virke.
• skabe, fællesskab og samarbejde i det samlede frivilligkorps inden for hele Naturparkens virkefelt.
• bidrage med frivillig arbejdskraft i Naturparkens organisation.
• udpege fagligt kompetente medlemmer til Naturparkens rådgivende Naturparkråd.

BESTYRELSENS ARBEJDSFORM:

Afvikling af møderne:

Efter hver generalforsamling udarbejdes der en mødeplan for den kommende valgperiode.   

Der afholdes 4-6 møder om året. Møderne afvikles som onlinemøder og kan suppleres af tilstedemøder.

Dagsordenen udsendes senest syv hverdage før møderne afvikles.

Formand og næstformand forbereder dagsordenspunkterne og sikrer, at bestyrelsen har alle relevante oplysninger for at kunne tage beslutning.

Forberedelsen indeholder: Baggrund, Sagsfremstilling og Indstilling. Indstillingerne kan, hvor det giver mening, udarbejdes åbne. 

I sager, hvor der er behov for det, deltager relevante kompetence personer i bestyrelsens behandling af sagerne.

Det skal fremgå af dagsordenen, om punkterne er lukkede eller åbne.

Det er vigtigt, at alle bestyrelsesmedlemmer forbereder sig til møderne. I forberedelsen bør der være fokus på strategien og på faglighed. Udfordrende spørgsmål til møderne er velkomne.

Drøftelserne i bestyrelsen er åbne, og det er vigtigt, at alle giver udtryk for egne meninger. Flertalsafgørelser respekteres. Som udgangspunkt refereres bestyrelsesmedlemmernes individuelle synspunkter ikke udadtil.

Årshjul og mødeplan

Bestyrelsen udarbejder et årshjul og mødeplan, der løber fra generalforsamling til generalforsamling.

Råd og udvalg

Bestyrelsen kan nedsætte projekt- og arbejdsgrupper. Bestyrelsen godkender kommissorium og målsætninger for projektgrupperne.

Kommunikation:

Foreningen Naturpark Svanegrund’s Venner finansieres via kontingent fra medlemmer og fra andre indtægter. Vores kommunikation skal derfor signalere åbenhed og gennemsigtighed.

Efter hvert bestyrelsesmøde udarbejdes der et mødenotat.

Bestyrelsesmedlemmerne skal være afsender på kommunikation fra de udvalg og projektgrupper, som de er medlem af. Video kan være et godt middel til dette.

Anden ekstern kommunikation går altid gennem formanden eller næstformanden, medmindre andet er aftalt.

Forretninsorden for Bestyrelsen

Medlemstal, konstituering m.v.

§ 1 Bestyrelsen består af formand, næstformand, kasserer og sekretær samt indtil 3 bestyrelsesmedlemmer, jf. vedtægternes § 10

Stk. 2 På hvert konstituerende møde fordeler bestyrelsen opgaverne imellem sig. Bestyrelsen skal ved denne fordeling sikre sig, at de nødvendige opgaver løses med de bedst mulige kompetencer.

Stk. 3 Bestyrelsen godkender forretningsordener og kommissorier.

Stk. 4 Hvervet som bestyrelsesmedlem er ulønnet.

Stk. 6 Bestyrelsen kan i øvrigt tillade ikkemedlemmer at deltage i bestyrelsens møder - dog altid uden stemmeret.

Stk. 7 Hvis formanden får forfald, konstituerer bestyrelsen sig med ny Formand frem til førstkommende Generalforsamling.

Ordinære og ekstraordinære møder, skriftlig behandling

§ 2 Bestyrelsen holder møde, når formanden – eller i hans forfald næstformanden - finder det nødvendigt, eller når to af bestyrelsens medlemmer forlanger det.

Stk. 2 Formand og næstformand tilrettelægger møderne.

Dagsordener og referater fra bestyrelsens møder er som hovedregel åbne. Visse sager, som har karakter af forretningsanliggender, personsager og lignende, behandles dog på lukkede dagsordener. Bestyrelsesmedlemmer særstandpunkter refereres ikke udadtil medmindre vedkommende selv ønsker det.

Stk.3 Beslutninger af politisk og strategisk karakter, af hvad art tænkes kan, der endnu ikke er offentliggjorte, er omfattet af tavshedspligt. Drøftelser herom, herunder de øvrige bestyrelsesmedlemmers holdninger hertil, er tillige omfattet af tavshedspligten.  Bilag, der relaterer sig hertil eller bilag, der i øvrigt er fortroligt stemplede, omfattes tillige, ligesom overdragelse eller kopiering ikke er tilladt, medmindre formanden dispenserer herfra.

Tavshedspligten omfatter tillige oplysninger om interne forhold i Foreningen, herunder medlemskaber.

Stk. 4 Hvis et medlem senest 10 hverdage forud for et ordinært møde anmoder om behandling af en sag, skal formanden sætte sagen på dagsordenen for det pågældende møde.

Stk. 5 Bestyrelsen er beslutningsdygtig når over halvdelen af medlemmerne er fremmødt.

Stk. 6 Formanden og Næstformanden skal sørge for, at bestyrelsesmedlemmerne får forelagt de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagerne.

Stk. 7 På det første møde i Kalenderåret afholder bestyrelsen en evaluering af bestyrelsens arbejde i det forgangne år, ligesom bestyrelsen drøfter det kommende års udfordringer i forhold til arbejdet.

Dette dagsordenspunkt skal som minimum indeholde følgende punkter:

·         Evaluering af det foregående års arbejde.

·         Det kommende års udfordringer.

·         Eventuelt.

§ 3 Ekstraordinære møder afholdes, når formanden finder det nødvendigt. Ekstraordinære møder skal desuden afholdes, hvis der fremsættes krav herom fra mindst to af bestyrelsens medlemmer.

Stk. 2 Indkaldelse til ekstraordinært møde skal ske med mindst 5 dages varsel. Indkaldelsen skal angive dagsordenspunkterne og indeholde de oplysninger, der er nødvendige til bedømmelse af sagerne.

§ 4 Hvis alle bestyrelsesmedlemmer er enige herom, kan efterretningssager afgøres uden for et møde ved skriftlig behandling. Som grundlag for behandlingen udsendes et forslag til beslutning sammen med de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagen. Bestyrelsesmedlemmerne skal tilkendegive, om de kan tilslutte sig behandlingsmåden, og i bekræftende fald, om de kan tilslutte sig, det udsendte forslag til sagens afgørelse.

Mødeledelse og sagernes behandling

§ 5 bestyrelsens møder ledes af formanden eller Næstformanden.

Stk. 2 Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, hvori de er optaget på dagsordenen. bestyrelsen kan beslutte at optage nye punkter på dagsordenen, og den kan beslutte at fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge for sagernes behandling.

Mødepligt og habilitet

§ 6 Bestyrelsesmedlemmer, der er forhindret i at deltage i et møde, skal underrette formanden herom inden mødets afholdelse.

§ 7 Et bestyrelsesmedlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmers habilitet. Underretningen skal så vidt muligt gives inden mødets afholdelse.

Stk. 2 Bestyrelsen afgør, om medlemmet kan deltage i behandlingen af den pågældende sag.

 Beslutningsreferat og ekspedition af bestyrelsens beslutninger

§ 8 Bestyrelsens beslutninger optages i et mødenotat. Mødenotatet sendes til godkendelse hos bestyrelsesmedlemmerne.

Stk. 2 Formanden eller Næstformanden ekspederer bestyrelsens beslutninger.

 Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse

§ 9 Spørgsmål om forretningsordenens forståelse afgøres af bestyrelsen.

Ændringer i forretningsordenen

§ 10 Denne forretningsorden træder i kraft ved bestyrelsens godkendelse. Forretningsordenen kan ændres ved almindelig flertalsvedtagelse i bestyrelsen. Ved stemmelighed er formandens, eller i dennes forfald, næstformandens stemme afgørende. Forretningsordenen kan ikke indeholde områder, der konflikter med vedtægterne for Foreningen Naturpark Svanegrund’s Venner.

Godkendt på bestyrelsesmøde den 23. marts 2026.

Hans Eigil Nielsen, Formand

Frantz Aschengreen, Næstformand

Mark Ursell-Smith, Kasserer

Line Grüner, Sekretær

Danna Borg, Bestyrelsesmedlem

Søren Hermansen, Bestyrelsesmedlem

Palle Nørgaard, Bestyrelsesmedlem